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Definition von (Geschäfts-)Prozessen

In diesem Artikel wird der Begriff "Geschäftsprozess" definiert. Weiter werden die wichtigsten Elemente der Prozessdefinition wie Input, Output, Kunde usw. erläutert.


Autor: Patrick Bucher (paedubucher)
Datum: 18-05-2007, 18:14:35
Referenzen: Diverse Unterrichtsmaterialien der Berufsschule Sursee
Schwierigkeit: Anfänger
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Geschäftsprozesse: Definition

Es folgen einige mögliche Definitionen für (Geschäfts-)Prozesse:

Ein Prozess ist eine Kette von zusammenhängenden Aktivitäten, die gemeinsam einen Kundennutzen schaffen.

Ein Prozess ist [...] die zielgerichtete Erstellung einer Leistung durch eine Folge logisch zusammenhängender Aktivitäten [...], die innerhalb einer Zeitspanne nach bestimmten Regeln durchgeführt wird.

Ein Prozess ist eine Folge von Handlungen zur Erreichung eines Zieles. Ein Prozess hat Zulieferungen, Inputs, und ein Ergebnis, den Output. Man kann ihn meist noch detaillierter in mehrere Teilprozesse untergliedern. Ein Prozess ist eine zielgerichtete Handlungsfolge.

Ein Prozess ist eine Struktur, deren Elemente

  • Aufgaben
  • Aufgabenträger
  • Sachmittel
  • Informationen
sind. Darüber hinaus werden deren zeitliche, räumliche und mengenmässige Dimensionen konkretisiert. Ein Prozess hat ein definiertes Startereignis (Input) und Ergebnis (Output) und dient dazu, einen Wert für den Kunden zu schaffen.

Ganz egal, für welche Definition man sich entscheidet, die Merkmale der Prozessdefinition lassen sich immer gleich zusammenfassen:


Abbildung 1: Merkmale der Prozessdefinition

Input/Output

Jeder Prozess hat einen Input (Startereignis, Trigger oder Auslöser) und einen Output (Ergebnis). Um einen eindeutigen Prozessstart und ein eindeutiges Prozessende sicherzustellen, darf pro Prozess nur ein einziger Input und nur ein einziger Output definiert werden. Ein- und Ausgänge werden als Schnittstellen bezeichnet.

Input

Ein Prozess wird immer durch einen Input ausgelöst. Beispiele dafür sind:
  • Eine vorgelagerte Aufgabe wurde beendet
  • Es tritt ein bestimmter Zeitpunkt ein
  • Es wird eine Entscheidung getroffen

Ein Startereignis wird über eingegebene (materielle oder immaterielle) Objekte und gegebenenfalls durch Adjektive formuliert. Weiter kann ein Verb (in Perfektform) beigefügt werden. Beispiele:

  • schriftlicher Auftrag eingetroffen
  • mündlicher Befehl erteilt

Output

Aus einem Prozess resultiert immer ein Output (Arbeitsergebnis oder Endereignis), welcher das für den Kunden erstellte Produkt darstellt. Ein Output kann ein Startereignis eines Folgeprozesses sein oder auch am Ende einer Prozesskette stehen. Ein Output kann wie ein Input formuliert werden, Beispiele:

  • bewilligter Antrag ausgedruckt
  • korrigierte Rechnung versendet

Kunden

Kunden sind alle Personen oder Organisationseinheiten, die Leistungen (Produkte oder Dienstleistungen) vom betrachteten Prozess empfangen.

Betrachtet man alle Prozesse einer Unternehmung, so sind alle Organisationseinheiten innerhalb der Unternehmensgrenze interne Kunden. Alle Einheiten ausserhalb der betrachteten Firma werden dann als externe Kunden bezeichnet. Steht jedoch nur ein einzelner Prozess im Fokus, so werden die Aufgabenträger innerhalb des Prozesses als interne Kunden, nicht involvierte Einheiten werden als externe Kunden bezeichnet. Im Folgenden werden alle Kunden, die sich jenseits der Unternehmensgrenze befinden als externe Kunden bezeichnet, interne Kunden sind innerhalb der Firma angesiedelt.

Wert

Jeder Prozess muss wertschöpfend sein, d.h. er muss einen Nutzen für den Kunden schaffen. Der Begriff prozessorganisatorische Wertschöpfung bezeichnet das Entstehen einer Leistung, für die der Kunde bereit ist, Geld zu zahlen.

Befriedigt ein Output eines Prozesses das Bedürfnis eines Kunden, stellt dieser den Wert des Prozesses dar. Kundenbedürfnisse können originärer oder abgeleiteter Natur sein. Originäre Bedürfnisse sind von einem konkreten Produkt zu abstrahieren und sind dauerhaft bzw. wiederkehrend. Ein abgeleitetes Bedürfnis hat seinen Ursprung in der Lösung eines originären Problems, kann sich ändern oder ganz wegfallen.

Aufgaben

Definition:

Aufgaben sind dauerhaft wirksame Aufforderungen, etwas bestimmtes zu tun. Aufgaben sind nur vollständig beschrieben, wenn Objekt (woran) und Verrichtung (was) genannt werden.

Die Erledigung von Aufgaben erfolgt von Aufgabenträgern oder Sachmitteln. Zur Aufgabenerfüllung werden Informationen benötigt, Informationen können auch das Ergebnis von Arbeitsschritten sein.

Logische Folgebeziehungen

Aufgaben mit logischen Folgebeziehungen stellen den Kern der Prozessorganisation dar. Hierbei handelt es sich um sachlich bedingte Reihenfolgen von Aufgaben. Es gibt folgende drei Möglichkeiten:

  1. UND Nacheinander (sequenziell)
    • Eine Aufgabe muss komplett abgeschlossen sein, bevor mit der nächsten Aufgabe begonnen werden kann.
  2. UND Nebeneinander (parallel)
    • Alle Aufgaben müssen abgearbeitet werden, es ist jedoch keine bestimmte Sequenz erforderlich.
  3. ODER Nebeneinander
    • Es bestehen mindestens zwei Alternativen, auf welchem Weg ein Prozess fortgeführt werden kann. Es muss nur eine einzige Alternative abgearbeitet werden, bevor der Prozess weitergeführt werden kann.

Dimensionen

  • Zeit
    • Zeiträume, Zeitpunkte und Zeitdauer der Aufgabenerledigung
  • Menge
    • Wie oft findet ein Prozess in einem bestimmten Zeitraum statt
    • Gruppierung der Objekte pro Arbeitsschritt
    • Reihenfolge der Bearbeitung grösserer Objektmengen
  • Raum
    • Standorte, Arbeitsplätze der Ausführung
    • Transportwege der Zwischenergebnisse


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